Правила перехода на электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки в 2022 году осуществляется по строгому алгоритму:
- Работники пишут заявление о выборе ЭТК.
- Отдел кадров сдает новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.
- Бумажный документ о стаже с соответствующей записью выдают сотруднику.
В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных
Принятый в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Его нормами установлен перенос данных о стаже граждан из бумажных книжек в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК). Первоначально сведения внесли только начиная с 01.01.2020, но с 14.12.2020 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР.
Все граждане вправе обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2020 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК необязательно. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит не массово, а в индивидуальном порядке.
Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.
Законодательные нормы
Новая статья 66.1 ТК РФ регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.
Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.
Чем ЭТК отличается от бумажной версии
Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотр данных доступен в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя или возможно получить их в виде выписки от работодателя (СТД-Р) или от Пенсионного фонда (СТД-ПФР).
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2022 году, оформят только ЭТК.
Что-то не получается?
Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.
Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК
В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Написание работниками заявлений
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.
Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.
Шаг 2. Проверка бумажных бланков
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.
Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР
Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.
В 2022 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.
Шаг 4. Изменение внутренних кадровых документов
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК .
Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2020 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек
Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Как гражданин получит сведения о стаже
Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:
- в отделе кадров;
- в ПФР;
- в местном МФЦ.
Обратите внимание, что увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.
Плюсы и минусы нового формата
Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:
- невозможно потерять или испортить документ;
- легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
- нельзя вносить изменения «задним числом».
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Татьяна Матвейчук
КОГДА у вас появятся грамотные консультанты. КУЧА ошибок — начиная от дат, заканчивая бредом в образцах. Кто выдаст трудовую на руки, если не сделал выбор работник. Авторы хоть изучают нормы? Стыдно читать ваши разъяснения по трудовому праву.
Хотя бумажную трудовую легко испортить или потерять, в ней видны все периоды работы, для получения информации из электронного документа требуется запрашивать сведения. Это не всегда удобно.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Как сделать запись, если закончилась трудовая книжка:
- Вшейте вкладыш в документ.
- Заверьте и оформите факт прикрепления дополнения.
- Внесите запись на его первой странице.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Де-факто контролирующие органы могут предъявить претензии по этому вопросу. Кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.
Особое внимание проверяющие органы будут уделять не вшитым дополнениям, заведенным до 1 сентября 2021 года. То есть до момента вступления в силу Приказа № 320н.
Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года ( п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 ).
Как правильно оформить
Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н). На практике штамп и запись делают в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что, если закончатся и дополнительные страницы тоже, там ставится и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Так выглядит штамп о выдаче дополнения.
Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.
Так выглядит пример документа в раскрытом виде.
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, то новый работодатель направляет его обратно для исправления данного недочета.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли оформить заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как правильно вшить
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.
Обратите внимание, что использовать в работе разрешено только защищенные бланки установленного образца. Если вам встретится предложение скачать и распечатать форму рассматриваемого документа с помощью подручной оргтехники, то это является грубым нарушением.
Вот для наглядности образец, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками, — это готовый вариант.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды — в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 № ГКПИ07564.
Как правильно заполнить
Когда бланк подшит, в нем начинают делать записи. Инструкция по заполнению содержится в упомянутом Приказе Минтруда. Как делается нумерация во вкладыше в трудовую книжку: продолжается или сначала документа? Она продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
- точек в конце записи не ставить;
- использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Абрамсон София
Эра бумажных трудовых книжек постепенно уходит в прошлое. Через какое-то время нам уже не придется интересоваться, как сделать запись, если закончилась трудовая книжка. Ведь на смену бумаге уже пришел электронный формат, что намного удобнее в работе. Хотя достоинства бумажных носителей умалять не стоит: что написано пером.
