Налоговые регистры по налогу на прибыль

Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)

Аналитические регистры налогового учета содержат важную информацию, необходимую для расчета налоговых обязательств. Из нашего материала вы узнаете о том, как построить аналитический налоговый учет в компании и какие угрозы возникают при его отсутствии.

Зачем нужны аналитические регистры налогового учета?

Аналитическим регистрам налогового учета посвящена ст. 314 НК РФ. Кодексом определено, что эти регистры предназначены для систематизации данных налогового учета (НУ).

Важно! В ст. 313 НК РФ расшифровано понятие НУ как системы обобщения учетной информации на основе первичных документов, позволяющей рассчитать налог.

В Налоговом кодексе вопрос необходимости оформления аналитических регистров и расшифровка термина НУ рассматривается в отдельных статьях. Например, в ст. 314 25-й главы НК РФ (налог на прибыль) или в п. 1 ст. 230 23-й главы НК РФ (НДФЛ). Это означает только одно: все компании, рассчитывающие и уплачивающие эти налоги, обязаны организовать налоговый учет и формировать аналитические регистры налогового учета.

Сделано это совсем не для того, чтобы загрузить бухгалтерские службы дополнительной работой. Необходимость ведения НУ и составления аналитических регистров налогового учета продиктована существенными различиями бухгалтерского учета (БУ) и НУ по отдельным объектам учета или конкретным хозяйственным операциям.

Несмотря на то что расчет, например, налога на прибыль производится на основе тех же первичных документов, с использованием которых формируются записи в бухучете, без дополнительных вычислений, группировок и обобщений не обойтись. Для этого и предусмотрены специальные документы – аналитические регистры налогового учета.

Как облегчить работу с налоговыми регистрами?

Для небольших фирм с ограниченным объемом стандартных хозяйственных операций существует возможность существенно облегчить ведение НУ. При этом на правильность расчета налогооблагаемой базы (например, по налогу на прибыль) это не повлияет, а требования ст. 313 по организации налогового учета будут выполнены.

Для этого учетной политикой необходимо предусмотреть, что отдельные регистры БУ служат одновременно регистрами НУ. Это возможно в том случае, когда порядок учета объектов или операций для целей обоих видов учета одинаков.

Фирма «Трейд» приобрела дорогостоящий металлорежущий станок первоначальной стоимостью 6 300 000 руб. в октябре 2015 года и сразу ввела его в эксплуатацию, установив срок полезного использования 90 мес. Учетной политикой для целей БУ и НУ начисление амортизации предусмотрено линейным способом. В этом случае ежемесячная сумма амортизации по данным бухучета совпадет с налоговой амортизацией данного объекта и составит: 6 300 000 руб. / 90 мес. = 70 000 руб.

Формировать отдельный налоговый аналитический учет амортизационных сумм не имеет смысла – достаточно одного (общего) регистра для целей БУ и НУ. При расчете налога на прибыль будет участвовать расход, подтвержденный данными бухучета.

Иная ситуация возникнет в том случае, если фирма захочет быстрее признать в налоговых расходах стоимость ОС и предусмотрит учетной политикой применение амортизационной премии.

О последствиях такого шага расскажем в следующем разделе.

Когда без регистров не обойтись и по какой форме их составить?

Применение амортизационной премии приводит к тому, что величина налоговых расходов в первом месяце эксплуатации ОС превысит бухгалтерские, а сумма налоговой амортизации, учитываемая при расчете налога на прибыль в течение периода эксплуатации станка, составит меньшую сумму по сравнению с бухгалтерской амортизацией.

Важно! Увеличить единовременно налоговые расходы за счет амортизационной премии позволяет п. 9 ст. 258 НК.

Продолжим рассмотренный ранее пример:

Бухгалтер фирмы «Трейд» в ноябре 2015 года включил в налоговые расходы амортизационную премию в сумме 6 300 000 руб. * 0,3 = 1 890 000 руб. (для объектов 3–7 амортизационных групп амортизационная премия может составлять 30% от их первоначальной стоимости), а также амортизацию за первый месяц работы станка. Ежемесячная сумма налоговой амортизации составила: (6 300 000 – 1 890 000) руб. / 90 мес. = 49 000 руб.

Важно! Если учетная политика компании предусматривает применение амортизационной премии, воспользоваться этим правом она может только при вводе ОС в эксплуатацию – позднее это сделать нельзя (письмо Минфина от 21.04.2015 № 03-03-06/1/22577).

Все рассчитанные выше расходы должны найти отражение в аналитических регистрах НУ либо в расширенной версии регистра БУ, дополненной недостающей информацией. Если фирма решит оформить отдельный налоговый регистр, его форма может иметь произвольный характер, но обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• название регистра;
• дата составления (в том числе указание на период, за который составлен регистр);
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) ответственного за составление регистра лица.

При этом не следует забывать, что форма применяемых фирмой регистров должна быть утверждена в качестве приложения к учетной политике (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

Последствия отсутствия налоговых регистров

Отсутствие регистров НУ в первую очередь вредит самой компании. Результат такого упущения, повлекший неправильный расчет налогооблагаемой базы, приводит к незапланированным материальным потерям (недоимке, пеням и штрафам).

Важно! Отсутствие регистров НУ налоговики классифицируют как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и наказывают коммерсантов по ст. 120 НК РФ.

Если регистры не оформлялись в течение одного налогового периода, может последовать штраф в размере 10 000 руб., а если это нарушение длилось несколько периодов, размер налоговой санкции увеличивается втрое.

Например, налоговый период по НДС составляет квартал. Если в течение одного года компания забывала оформлять налоговые регистры по этому налогу, есть риск, что налоговики оштрафуют ее исходя из продолжительности нарушения, равной 4 налоговым периодам (кварталам). А значит, материальные потери «забывчивого» коммерсанта составят 30 000 руб. Отделаться минимальным штрафом не получится. Хотя компании, попавшейся на отсутствии регистров НУ в течение тех же 12 месяцев, но по другому налогу (например, по налогу на прибыль), налоговый период которого составляет календарный год, налоговики больше 10 000 руб. штрафа предъявить не смогут.

Подробнее о том, за какие нарушения последует наказание по ст. 120 НК РФ, вы можете узнать из материала «Ст. 120 НК РФ (2015): вопросы и ответы».

Итоги

Аналитические регистры НУ необходимы для правильного расчета налогов. Их форма разрабатывается самостоятельно предприятием и закрепляется в учетной политике, а обязательные реквизиты регистра определяются отдельными статьями налогового кодекса.

Отсутствие регистров может обернуться для фирмы дополнительными материальными затратами – ст. 120 НК РФ за это нарушение предусматривает наказание в сумме от 10 000 до 30 000 руб.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как вести регистры налогового учета (образец)?

Регистры налогового учета необходимы каждому налогоплательщику для верного определения величины налогооблагаемых баз. Из нашей статьи вы узнаете о том, как заполнять регистры налогового учета и какие требования к ним установлены.

Как создать регистр налогового учета

Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».

Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.

Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• дату составления;
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.

Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.

Какие налоговые регистры существуют по НДС? Ответ на этот вопрос смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования к налоговым регистрам

Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.

ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).

Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.

ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).

Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте здесь.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль

Для заполнения «прибыльной» декларации понадобится минимум 2 регистра НУ: один по учету доходов, другой по расходам. Информация о полученных доходах и произведенных расходах, сформированная по нормам НУ, позволит определить прибыль — объект налогообложения, без которого расчет самого налога на прибыль невозможен.

О том, какой может быть налоговая база для разных видов налогов, читайте в статье «Основные элементы налогообложения и их характеристика».

Дополнительные регистры придется оформить в случае, когда у налогоплательщика множество видов деятельности, а также, помимо стандартных хозяйственных операций, проводятся операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.

ВАЖНО! Если налогоплательщик не может или не хочет разрабатывать регистры налогового учета, но при этом не желает быть наказанным по ст. 120 НК РФ за их отсутствие, он вправе воспользоваться готовыми. Их формы можно найти в рекомендациях МНС России «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ» от 19.12.2001.

Специалисты ООО «Ритм» отражают необходимую для расчета налога на прибыль за год информацию в следующих регистрах налогового учета (РНУ):

• РНУ «Доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные доходы» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные расходы» ООО «Ритм».

Учитывая, что в указанный период внереализационные доходы и расходы у ООО «Ритм» отсутствовали, остановимся подробнее на оформлении регистров налогового учета полученных доходов и осуществленных расходов по основной деятельности.

О нюансах организации налогового учета по налогу на прибыль рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к Готовому решению бесплатно.

«Доходный» регистр НУ

Доходы ООО «Ритм» в отчетном периоде складывались из следующих компонентов:

• выручка от реализации продукции собственного изготовления (50 367 000 руб.);
• выручка от реализации покупных изделий (30 590 000 руб.)
• выручка от реализации прочего имущества (300 000 руб.);

ВАЖНО! Учесть в «доходной» части необходимо всю сумму реализованной за отчетный период продукции, за исключением доходов, перечисленных в ст. 251 НК РФ.

О том, какие доходы отражены в ст. 251 НК РФ, читайте в материале «Ст. 251 НК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Оформляя РНУ «Доходы от реализации», не следует забывать, что выручку в регистре и налоговой декларации необходимо указывать без учета НДС и акцизов (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Информация для заполнения «доходного» РНУ берется из данных бухучета (по счетам 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»).

На нашем сайте вы можете скачать заполненные регистры налогового учета, образецкоторого, относящийся к доходам, оформлен по данным рассмотренного примера.

Как заполнить «расходный» налоговый регистр

С заполнением «расходных» регистров налогоплательщики могут испытывать определенные трудности. Это связано с тем, что признание расходов в налоговом учете не всегда совпадает с отражением аналогичных расходов в бухучете. Так что использовать бухгалтерские учетные регистры без внесения в них дополнительных корректировок не всегда представляется возможным.

К примеру, отдельные виды расходов в БУ отражаются в полном объеме, а в НУ нормируются (рекламные, представительские и т. д.). А некоторые виды затрат налоговое законодательство вообще запрещает признавать в составе расходов, формирующих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

О нюансах признания прочих расходов, связанных с производством и реализацией, читайте здесь.

Специалист ООО «Ритм» сформировал РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации», в котором отразил следующие виды расходов: затраты на основное сырье и материалы, зарплату вместе с начисленными страховыми взносами, амортизацию имущества ООО «Ритм», расходы на тепло, воду, электроэнергию и др.

Информацию для заполнения регистра бухгалтер взял из данных бухучета (по счетам 20, 26, 44, 91 и др.). В отчетном периоде фирма не осуществляла расходов, признание которых в НУ не совпадает с правилами БУ, поэтому корректировать данные бухучета не пришлось.

Образец заполненного регистра налогового учета «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» вы также можете скачать на нашем сайте.

ВАЖНО! Если налоговые расходы превысили налоговые доходы и налогооблагаемая база по прибыли в каком-то из периодов (налоговом или отчетном) отсутствует, декларацию налоговикам все равно представить необходимо (п. 1 ст. 289 НК РФ).

Итоги

Регистры налогового учета разрабатываются самим налогоплательщиком, а их форма утверждается в качестве приложения к налоговой учетной политике. Они могут быть составлены в электронном виде или на бумаге — это значения не имеет. Главное — наличие в них обязательных реквизитов, установленных НК РФ. К информации, отражаемой в регистрах, предъявляется основное требование: все записи должны быть обоснованы и достоверны, а из содержания регистра должно быть понятно, как сформирована налогооблагаемая база.

Если регистры налогового учета налогоплательщиком не ведутся, возможны штрафные санкции со стороны налоговиков по ст. 120 НК РФ.

Налоговые регистры, образцы которых вы можете скачать на нашем сайте, позволяют сгруппировать имеющуюся информацию о доходах и расходах компании и правильно рассчитать налог на прибыль.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.