Счета дебиторской и кредиторской задолженности

Ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности

Учет дебиторской и кредиторской задолженности — важнейшая задача, выполнение которой в организации должно по максимуму соответствовать критерию достоверности. От корректного учета дебиторской и кредиторской задолженности во многом зависит объективность понимания руководством сильных и слабых сторон организации, ее финансовой устойчивости, а также будущих перспектив такого бизнеса.

Основы и принципы учета дебиторской и кредиторской задолженности

В современных экономических условиях каждая организация в обязательном порядке будет иметь как дебиторскую задолженность (далее — ДЗ), так и кредиторскую (далее — КЗ). При этом руководство компании должно в обязательном порядке следить за масштабами ДЗ и КЗ. Ведь очевидно, что слишком большой объем КЗ может создать угрозу существованию компании. Но в то же время слишком большой объем ДЗ свидетельствует о том, что компания неэффективно выбирает контрагентов (они часто оказываются неплатежеспособными), что также сопряжено с угрозами появления финансовых (кассовых) разрывов для фирмы.

Поэтому корректный учет дебиторской и кредиторской задолженности так же важен, как поиск источников роста для бизнеса. Недостаток внимания со стороны фирмы данному вопросу способен привести компанию, к примеру, к парадоксальной ситуации: компания успешно работает, у нее много заказов, но денежных средств в распоряжении у фирмы не хватает даже на выплату заработной платы. Объясняется парадокс слишком высокой ДЗ: выбранные контрагенты не хотят сразу оплачивать (а то и вовсе отказываются оплачивать) выполненную работу.

Чтобы избежать подобной ситуации, важно следовать несложным принципам управления и учета дебиторской и кредиторской задолженности:

• Учет дебиторской и кредиторской задолженности на соответствующих счетах бухгалтерского учета с нужной степенью детализации.
• Корректная и объективная оценка размеров ДЗ и КЗ организации.
• Отслеживание состояния ДЗ и КЗ, формирование необходимых резервов.
• Проведение своевременного списания дебиторской и кредиторской задолженности.
• Надлежащее документальное сопровождение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также операций по списанию.

Учет дебиторской задолженности

ДЗ — это задолженность контрагентов перед организацией за выполненные работы, поставленные товары, по выданным займам. Кроме того, ДЗ в организации может быть по взносам в уставный капитал, по векселям выданным и т.д.

ДЗ относится к активам компании и учитывается в составе оборотных средств.

ДЗ в учете важно правильно классифицировать. В целях менеджмента организации и управления активами принято выделять краткосрочную (погашение которой ожидается в течение 12 месяцев после ее возникновения) и долгосрочную (контрагент погасит такую задолженность не менее чем через год). Это в укрупненном виде. На практике же при ведении учета дебиторской и кредиторской задолженности ДЗ нередко объединяют в подгруппы согласно планируемому сроку погашения (к примеру, до месяца, 1-3 месяца и т.д.). Ведь когда в организации большие обороты и, следовательно, большое число контрагентов, заемщиков и кредиторов, важно четко представлять, на какой отрезок времени денежные средства «выпадут» из хозяйственного цикла предприятия.

Для целей налогообложения и составления бухгалтерской отчетности важна классификация ДЗ по критерию «сомнительности». В таком разрезе всю ДЗ принято делить на нормальную (срок погашения которой ещё не наступил), а также сомнительную (которая в установленный договором срок не была погашена либо с высокой вероятностью не будет погашена в такой срок; при этом отсутствует какое-либо обеспечение ДЗ).

Если нормальная ДЗ учитывается на счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности в соответствии с общим порядком, то для сомнительной ДЗ есть один нюанс: под нее нужно сформировать резерв по сомнительным долгам (подп. 7 п. 1 ст. 265, 266 НК РФ). Размеры такого резерва зависят от того, сколько времени со дня уплаты по договору просрочил должник.

Если же должник так и не погасил задолженность перед организацией, то по истечении срока давности такая ДЗ подлежит списанию и, соответственно, включению в состав внереализационных расходов компании. При этом порядок списания ДЗ зависит от наличия у организации резерва по сомнительным долгам.

Два варианта учета НДС при списании дебиторской задолженности (для продавца и для покупателя) смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Учет кредиторской задолженности

КЗ отражает масштабы финансовых обязательств компании перед контрагентами по осуществленным бизнес-операциям, а также перед инвесторами и кредитными учреждениями за привлеченные источники финансирования. Кроме того, компания может иметь обязательства перед персоналом (по оплате труда и прочим основаниям, перед бюджетом и внебюджетными фондами и т.д.).

КЗ в учете дебиторской и кредиторской задолженности также принято классифицировать по ожидаемым срокам погашения. Если задолженность будет погашена в течение 12 месяцев, то ее относят к краткосрочным пассивам. Если же согласно условиям образования КЗ она должна быть погашена не менее чем через год, то такая задолженность учитывается в составе долгосрочных пассивов.

КЗ также может быть признана просроченной. В случае если со дня возникновения КЗ прошло более чем 3 года, при этом кредитор не предпринял надлежащих действий по ее выявлению и взысканию (например, не провел сверку взаиморасчетов), а компания-должник своими действиями не признала КЗ, то такая задолженность должна быть списана и включена в состав внереализационных доходов компании.

На практике компании нередко большее внимание уделяют учету ДЗ, чем учету КЗ. Причина проста: ДЗ — это актив компании, то, что может улучшить ее финансовые результаты. КЗ же, наоборот, обязательство, поэтому чем дольше его не приходится исполнять, тем лучше для текущей деятельности.

Такой подход в корне неверный. Поскольку, во-первых, наличие слишком больших объемов КЗ — это всегда признак финансовых проблем в компании, который не сможет не заметить потенциальный инвестор. Что существенно снижает вероятность получения крупных инвестиций и, следовательно, ограничивает перспективы роста бизнеса.

А, во-вторых, недостаток внимания к учету КЗ может привести к отсутствию у компании понимания динамики просроченной задолженности, что неизбежно вызовет споры с налоговыми органами при проверке и соответствующие доначисления.

Поэтому, чтобы избежать рисков как инвестиционной, так и налоговой природы, нужно своевременно проводить инвентаризацию и при необходимости списание как ДЗ, так и КЗ.

Нужно ли при списании кредиторской задолженности восстанавливать НДС и как быть с НДС при списании неотработанных авансов, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности

Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности организации ведут на соответствующих счетах.

Так, ДЗ покупателей, подрядчиков и поставщиков отражается по дебету счетов 60, 62, 76. Если у компании имеется ДЗ персонала, не связанная с зарплатой, то такая ДЗ учитывается на счетах 71 и 73.

К указанным счетам открываются соответствующие субсчета, на которых ДЗ детализируется отдельно по контрагентам и основаниям.

При составлении бухгалтерской отчетности совокупная величина ДЗ организации отражается по строке 1230 бухгалтерского баланса. При этом важно помнить, что величина краткосрочной ДЗ, которая является просроченной, должна быть уменьшена на величину резерва по сомнительным долгам в отношении такой ДЗ (т.е. кредитовое сальдо по сч. 63).

В ряде случаев (например, при составлении отчетности для потенциального инвестора или руководителя) целесообразно дать расшифровку строки 1230, детализировав ДЗ по контрагентам, а также в разрезе сроков погашения (просроченная или нет). Корректная детализация способна существенно повысить инвестиционную привлекательность компании.

Чтобы правильно отразить дебиторскую и кредиторскую задолженность в бухгалтерском балансе, воспользуйтесь Путеводителем от КонсультантПлюс. В нем описаны все возможные практические ситуации по ДЗ и КЗ. Бесплатный доступ к К+ можно получить онлайн.

КЗ в бухгалтерском учете отражается по кредиту счетов: 60, 62, 76 (КЗ перед поставщиками, покупателями), 66, 67 (полученные долгосрочные и краткосрочные кредиты и займы), 68 (бюджет), 69 (социальное страхование), 70, 71, 73 (перед персоналом и подотчетными лицами).

В балансе КЗ в зависимости от срока планируемого погашения может быть отражена в разделе IV «Долгосрочные обязательства» либо в разделе V «Краткосрочные обязательства».

В целях налогообложения при ведении учета дебиторской и кредиторской задолженности важно не пропустить момент, когда задолженность с истекшим сроком давности должна быть списана, т.е. включена во внереализационные доходы и расходы. Напомним, что списать ДЗ и КЗ можно только через 3 года (ст. 195, 196 ГК РФ) со дня возникновения. При этом срок давности должен исчисляться отдельно по каждому основанию возникновения задолженности.

Поэтому важно корректно вести аналитику сроков погашения по тем субсчетам, на которых традиционно (для компании) ведется учет дебиторской и кредиторской задолженности.

Не следует также забывать и о том, что списание ДЗ и КЗ нужно надлежащим образом оформить документально. В частности, провести инвентаризацию, сформировать бухгалтерскую справку и оформить приказ о списании задолженности (п. 77, 78 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Итоги

Бухгалтерская служба каждой успешной компании должна уделять высокое внимание ведению корректного учета дебиторской и кредиторской задолженности.Ведь информация о том, какие активы (в денежном измерении) и в какой срок компания получит в свое распоряжение, играет важную роль в текущем и стратегическом планировании в организации. Кроме того, не следует забывать, какие объемы обязательств компании ещё только предстоит исполнить и в какой срок. Из корректного учета дебиторской и кредиторской задолженности складывается общая финансовая устойчивость компании на рынке, ее привлекательность для инвесторов. Поэтому важно своевременно отслеживать состояние ДЗ и КР, и если какая-либо задолженность попадет в состав просроченной, ее следует списать, не забыв при этом о правилах документального оформления операций по списанию.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как происходят расчеты с дебиторами и кредиторами?

Расчеты с дебиторами и кредиторами проходят без лишних хлопот не всегда. Что может нарушить их привычный ход и какие последствия для учета и отчетности при этом возникают, узнайте из нашего материала.

Дебиторы и кредиторы: виды и счета расчетов

Дебиторы и кредиторы фирмы — это:

• контрагенты (продавцы, покупатели, поставщики, заказчики, прочие контрагенты);
• сотрудники (недополучившие зарплату или задолжавшие фирме по подотчетным суммам, полученным ссудам и др.);
• налоговые органы и внебюджетные фонды (недоимки и переплаты, долги по неуплаченным пеням и штрафам).

И сама фирма, и перечисленные лица могут выступать как дебиторами, так и кредиторами. Чтобы обеспечить полный и адекватный учет в такой ситуации, необходимы счета, позволяющие:

• отражать дебетовые и кредитовые обороты;
• формировать дебетовые и кредитовые сальдо.

Такая группа счетов носит название активно-пассивных (60, 62, 70, 76, 71,73, 75 и др.).

С таблицей основных бухгалтерских проводок с участием счетов расчетов вас познакомит материал «Основные проводки по бухучету — примеры».

Для обеспечения должной детализации расчетов информация на указанных синтетических счетах группируется по субсчетам — этот прием позволяет добиться нужной аналитики (по видам контрагентов, в разрезе договоров и т. д.).

В следующих разделах подробнее остановимся на особенностях учета расчетов с разными группами дебиторов и кредиторов.

Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами: какие долги отражать и на каком счете

Прочие дебиторы и кредиторы — особая группа контрагентов, для учета расчетов с которыми предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

На данном счете отражается информация о расчетах с дебиторами и кредиторами, не упомянутых в пояснениях к счетам 60–75, а именно:

• 76.01 — расчетах, связанных со страхованием имущества и персонала;
• 76.02 — расчетах по предъявленным в адрес поставщиков и подрядчиков претензиям, а также по признанным и/или присужденным штрафам, пеням, неустойкам (сгруппированным в аналитике по каждому дебитору и кредитору в разрезе каждой претензии);
• 76.03 — расчетах по причитающимся дивидендам и другим доходам (в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества);
• 76.04 — расчетах с сотрудниками по начисленным, но не полученным суммам (депонентам).

Детализированную информации о применении данного счета узнайте из материала «76 счет бухгалтерского учета (нюансы)».

Задолженность по расчетам с персоналом: как, где и когда отражать

Расчеты с персоналом — неотъемлемая часть расчетных операций любой компании. Для их корректного отражения на счетах необходимо учесть следующее:

• в расчетах с персоналом задействуется сразу несколько счетов: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• долги на этих счетах в составе дебиторской или кредиторской задолженности отражаются по дебету или кредиту в зависимости от того, фирма задолжала своим сотрудникам или наоборот;
• при отражении расчетов с персоналом требуется учитывать возможные последствия появления долга в учете и отчетности — например, возникновение задолженности сотрудников по полученным ссудам требует исчисления материальной выгоды от экономии на процентах и НДФЛ (если выданы беспроцентные займы), или появление кредитового сальдо по сч. 70 может повлечь необходимость выплаты компенсации за задержку зарплаты (если сроки выдачи ее нарушены).

Познакомьтесь с нюансами последствий отражения в учете долгов персонала или фирмы перед сотрудниками с помощью статей:

Из следующих разделов вы сможете узнать о том, какие ошибки могут возникнуть при отражении в учете и отчетности расчетных операций в зависимости от применяемой системы бухучета.

Кассовый учет: как не ошибиться с отражением долгов

Отдельные хозяйствующие субъекты налоговый и бухгалтерский учет ведут кассовым методом.

Узнайте, кому нельзя применять кассовый метод учета, из материала «Какой порядок (условия) признания доходов и расходов кассовым методом?».

Основной принцип признания выручки при кассовом методе — в момент поступления денег на расчетный счет или в кассу компании. Многие бухгалтеры используют данное правило применительно ко всем хозяйственным операциям, не учитывая отдельные нюансы кассового метода.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговое руководство по налоговому учету доходов и расходов кассовым методом. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Например, обязательства могут погашаться не только деньгами, но и в результате товарообменных операций (бартером). В такой ситуации:

• полученное по бартеру имущество должно быть отражено в учете и отчетности;
• в кассу или на расчетный счет ничего не поступает.

Проблемы с учетом долгов могут возникнуть, если:

• встречные обязательства по бартеру еще не выполнены;
• имущество от контрагента уже получено.

В этот момент доход уже появился, и не признать его в учете значит нарушить требования налогового и бухгалтерского законодательства (п. 2 ст. 273 НК РФ, п. 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Не отраженная в балансе задолженность — это не только искажение показателей баланса, но и предоставление пользователям отчетности информации, на основании которой могут быть приняты нецелесообразные, неэффективные или неадекватные управленческие решения.

Метод начисления: последствия от опоздания с отражением в учете кредиторской задолженности

Описанные в предыдущем разделе последствия для учета и отчетности могут возникнуть и у тех компаний, которые применяют метод начисления.

Например, при отражении санкций (административных штрафов, неустоек по решению суда и др.) задолженность может быть отражена в учете и отчетности с опозданием или не учтена вообще.

ООО «Солнечный берег» (применяющее метод начисления) в ноябре 2021 года было проверено трудовой инспекцией. По итогам проверки было вынесено постановление о привлечении должностного лица фирмы к административной ответственности за допущенные нарушения.

Постановление госинспекции было передано в ООО «Солнечный берег», и в нем 01.12.2021 представителем фирмы проставлена отметка о получении экземпляра постановления.

Приближение новогодних праздников и завершение календарного года — все это поспособствовало тому, что постановление попало в бухгалтерию уже после новогодних каникул.

Бухгалтер, получивший постановление 17.01.2022, незамедлительно уплатил штраф и отразил его в учете. В результате сумма кредиторской задолженности в балансе по состоянию на 31.12.2022 была необоснованно занижена на сумму штрафа и занижены прочие расходы в бухучете.

Подробности о том, какие нормативные требования были нарушены в рассмотренном примере, узнайте из следующего раздела.

Долг не отражен: какие нормы закона нарушены

Должностные лица ООО «Солнечный берег» из рассмотренного примера не учли, что:

• административный штраф является наказанием за административное правонарушение и взыскивается на основании вступившего в силу постановления об административном правонарушении (ст. 3.2, 3.5, п. 3 ч. 4 ст. 28.1, ст. 31.1 КоАП РФ);
• копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку законному представителю юридического лица, в отношении которого оно вынесено, либо высылается указанному лицу в течение 3 дней со дня вынесения указанного постановления (ч. 2 ст. 29.11 КоАП РФ);
• постановление по делу об административном правонарушении вступает в законную силу по истечении 10 суток со дня вручения или получения копии постановления, если оно не было обжаловано либо опротестовано (ч. 1 ст. 30.3, ст. 31.1 КоАП РФ).

Таким образом, кредиторская задолженность ООО «Солнечный берег» на сумму штрафа трудовой инспекции подлежала отражению в учете в декабре 2021 года и должна была увеличить показатель кредиторской задолженности в балансе на 31.12.2021.

В бухгалтерском учете:

• административные штрафы учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• для контроля состояния расчетов по штрафам к счету 76 можно открыть субсчет «Административные штрафы»;
• начисление и уплата административного штрафа отражаются проводками (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н):

Начислен штраф за административное правонарушение (на дату вступления в силу постановления об административном правонарушении)

Уплачен штраф за административное правонарушение

В налоговом учете административные штрафы в расходах не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 18.04.2011 № 03-03-06/1/247).

Какие субсчета открыть к 76 счету, чтобы корректно организовать аналитический учет, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как организовать учет расчетов с дебиторами и кредиторами, узнайте из следующего раздела.

Организуем расчеты с дебиторами и кредиторами

Компании и ИП организуют систему расчетов с дебиторами и кредиторами автоматизированным способом.

Для применения специализированной учетной программы (например, «1С: Бухгалтерия») изначально в ее базу необходимо внести исходную информацию о контрагентах. Для этого:

• в справочник «Контрагенты» ввести начальные данные (наименование и ИНН);
• информацию в справочнике можно систематизировать с применением отдельных групп («Поставщики», «Покупатели», «Заказчики» и др.);
• в справочник «Договоры контрагентов» (подчиненный справочнику «Контрагенты») заносятся реквизиты договора и основные его условия (сроки действия, цены, валюта и др.).

Корректно заполненные исходные данные о контрагентах помогают в дальнейшем учетном процессе, а именно:

• программа «1С» подставляет необходимые счета расчетов с дебиторами и кредиторами при осуществлении проводок на основании данных регистра «Счета учета расчетов с контрагентами», заполняемых на каждого контрагента;
• корректировка задолженности дебиторов и кредиторов происходит с помощью вкладки «Корректировка долга» (взаимозачет, перенос долга или его списание);
• для сверки расчетов с дебиторами и кредиторамипредназначен документ «Акт сверки взаиморасчетов») — сверка проводится по конкретному договору или по контрагенту в целом;
• инвентаризировать расчеты с дебиторами и кредиторами помогает оформление документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» — его можно заполнить автоматически информацией о дебиторах и кредиторах нажатием кнопки «Заполнить».

Узнайте дополнительную информацию о нюансах учета расчетных операций из статьи «Организация бухгалтерского учета расчетных операций».

Данные о расчетах с дебиторами и кредиторами: где используются и какие формулы применяются (расчет средней величины дебиторской задолженности и др.)

Информация по расчетам с дебиторами и кредиторами применяется для:

• проведения анализа состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• составления бухгалтерского баланса и иной отчетности;
• расчета различных показателей деятельности фирмы (оборачиваемости активов, финансовых коэффициентов и др.).

Данные о расчетах с дебиторами и кредиторами применяются в различных формулах, например:

• Расчет средних сумм долгов за период:

ДЗ_ср и КЗ_ср — средняя величина дебиторской и кредиторской задолженности;

ДЗ_нп, КЗ_нп, ДЗ_кп и КЗ_кп — показатели задолженности на начало и конец периода.

• Оборачиваемость дебиторской задолженности (О_дз):

В — выручка от реализации за период.

• Оборачиваемость кредиторской задолженности (О_кз):

СС — себестоимость реализованных за период товаров (работ, услуг).

Высокая оборачиваемость кредиторской задолженности может свидетельствовать об улучшении платежной дисциплины фирмы в отношениях с контрагентами, сотрудниками, бюджетом и прочими кредиторами — своевременное погашение задолженности перед кредиторами и/или сокращение покупок с отсрочкой платежа.

О_кз и О_дз оценивают совместно — неблагоприятной для фирмы является ситуация, когда О_кз значительно превышает О_дз.

Как поэтапно проанализировать долги контрагентов, см. в материале «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности (нюансы)».

Итоги

Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются на активно-пассивных счетах (60, 62, 70, 71, 76 и др.).

Сальдо расчетов с дебиторами и кредиторами заносятся в специально отведенные строки баланса, а также в расшифровки и пояснения к нему.

Для корректного учета расчетов с дебиторами и кредиторами используются автоматизированные процессы (специализированные учетные программы).

Данные о расчетах с дебиторами и кредиторами применяются при определении показателей деятельности компании и их анализе.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.